商業使用電子方式處理會計資料辦法

本辦法用詞定義如下：

一、會計資料：指會計憑證、會計帳簿、會計科目及財務報表等。

二、資料儲存媒體：指採用電子方式處理時，存放會計資料所使用之磁碟、磁片、磁帶、光碟等。

三、會計軟體：指用於處理會計資料之電子應用程式。

商業使用電子方式處理會計資料，應建立內部控制，以確保電子硬體、軟體、資料儲存媒體及會計資料之安全、正確、完整性。

前項內部控制應以書面規範下列事項：

一、組織適切分工。

二、會計軟體及資料檔案使用權限之管理監督。

三、會計軟體變更之授權與監督。

四、會計資料輸入、處理及輸出之核驗。

五、資料備份之儲存及維護。

電子方式處理會計資料之程序如下：

一、取得或給予原始憑證。

二、輸入及驗證會計資料。

三、編製記帳憑證、會計帳簿、財務報表等。

使用電子方式處理會計資料之商業，其會計資料輸入之授權，應以書面為之；記帳憑證及會計帳簿，得經由權限密碼設定之控制程序替代負責人、經理人、主辦及經辦會計人員之簽名或蓋章。

使用電子方式處理會計資料，如發現錯誤應經審核後輸入更正之，並作成紀錄以供查核。

商業之會計憑證、會計帳簿及財務報表等，得以電子方式輸出或以資料儲存媒體儲存。

商業使用電子方式輸出之會計帳簿，應按順序編號，彙訂成冊。

使用資料儲存媒體保存會計資料之商業，應提供處理會計資料之會計軟體及資料儲存媒體，並列印資料儲存媒體內之會計資料，以供查核。

使用電子方式處理會計資料之商業，其財務報表應依商業會計處理準則之規定辦理。

資料儲存媒體內所儲存之各項會計憑證，除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存五年。

資料儲存媒體內所儲存之各項會計帳簿及財務報表，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存十年。但有關未結會計事項者，不在此限。

使用電子方式處理會計資料之商業，應編定會計資料處理作業手冊，並配合處理作業之變動隨時更新。

會計資料處理作業手冊應妥為保管，有關之經辦或主辦會計人員如解除或變更職務時，應列入移交。

前條會計資料處理作業手冊應載明下列事項：

一、以電子方式處理會計資料之操作程序。

二、輸入、輸出資料之格式。

三、會計資料控制之方法，包括會計資料之輸入、處理、輸出及存取之控制。

四、會計科目代號與其中文名稱對照表。

五、錯誤資料之處理程序。

六、資料備份及復原之程序。

商業使用會計軟體之基本功能應包括下列內容：

一、會計科目之建檔。

二、記帳憑證之登錄。

三、會計資料之檢查及控制。

四、會計分錄之過帳。

五、各種帳冊、表單與財務報表之顯示及列印功能。

使用電子方式處理會計資料之商業，應定期對其會計處理系統進行稽核。