本條例用詞，定義如下：

一、文件證明：指文書驗證及出具證明。

二、文書驗證：指主管機關或駐外館處依有關文書之當事人或其他關係人 之申請，以比對簽章式樣或其他適當方法查驗後，證明文書製作人、 有權簽字人或公證人之簽章為真正，或文書形式上存在之程序。

三、出具證明：指主管機關或駐外館處依有關文書之當事人或其他關係人 之申請，比對文書影本與原本或正本相符，或就中華民國（以下簡稱 我國）法律所定或外國機關要求事項，於審查佐證文件所載內容與申 請事項相符後，出具相關事項證明之程序。

四、領務人員：指具備外交領事人員資格或經主管機關指定辦理領事事務 之人員。