本分局處理公文人員應遵照行政院「文書處理手冊」之規定辦理各項文書 。

本分局職員對於其經辦公文或公務須嚴格保守機密，不得有所洩漏或遺失 。

本分局公文收發，區分為總收發及單位收發二種。

公文收發，使用公文管理系統列管，總收文登錄分辦後，列印公文分辦單 由單位收發人員簽收確認，發文人員應註記發文及歸檔辦結日期，供稽催 人員查考及歸檔存查銷號之用。

本分局收發人員除注意例行簽收、拆封、編號外須注意下列事項：

一、凡附有現金、支票、匯票或其他有價證券之公文，應即送出納在來文 註明或發給收據後，再行分辦。

二、如來文封套上未註明密件，拆封後始發覺為密件者，仍依密件處理。

單位收發人員，應注意下列事項：

一、經點收清楚來文後，應在公文管理系統收件選項點收確認。

二、單位移文或送會時，應於送件選項輸入移往送會單位，並註明移文日 期時間。

三、創稿文件，於創稿選項下登錄新增後，依規定程序列管。

四、存後提辦及先行復知文件，依創稿文件處理程序辦理。

發文人員應完成審查附件、掛號、繕校、用印、繕寫信封後依照公文性質 緩急分別以普通、限時專送、掛號、快遞、電傳、電子郵件等方法寄遞。

公文處理時限以不超過下列時間為原則：

一、最速件隨到隨辦。

二、速件不超過三天。

三、普通件不超過六天。

四、人民申請案件除有關技術性或專業性案件，辦理過程在七天以上者， 其處理時限得另訂之，餘均最速件處理。

各單位承辦之文件，如案情複雓，須經詳細審核磋商或查考複雜之前案， 以及來文定有答復之期限，而不能於前條規定時限內辦結者，得按左列展 期之規定辦理：

一、展期天數七日以內者，由單位主管核定。

二、展期天數逾七日者，由分局長核定。

三、來文定有答復期限，因故不能按期辦出者，應先協調函知來文單位。

各單位收發人員應根據現有公文管理系統，確實辦理公文查詢。研考人員 稽催查詢公文時效及公文品質相關事項。

檔案管理應依「事務管理規則」及行政院「檔案管理手冊」內有關檔案管 理之規定辦理。有關內部作業，由秘書室自行訂定。

機密文件處理應依行政院「文書處理手冊」中文書保密及「國家機密保護 辦法」辦理。