會議召開前，幕僚人員應將主席核定之會議議程及提案事項分送出席人員 。但經核定為應秘密之議案，得於開會現場分送各出席人員，會議結束即 時收回。

因性質重要或具有時間性之議案，不及編入會議議程者，經主席核定後， 得編列臨時議程，於開會時分送之。

遇有緊急議案，經主席之許可，得於開會時提出臨時動議。