公開發行股票公司股務處理準則|總則

本準則所稱股務，包含下列各項事務：

一、辦理股東之開戶、股東基本資料變更等事務。

二、辦理股票之過戶、質權設定、質權解除、掛失、掛失撤銷等之異動登記，以及股票之合併與分割作業。

三、辦理召開股東會之事項。

四、辦理現金股利與股票股利之發放事務。

五、辦理現金增資股票之事務。

六、處理有關股票委外印製事項。

七、處理股東查詢或政府機關規定之相關股務事項。

八、其他經金融監督管理委員會（以下簡稱本會）核准之股務事項。

公開發行股票公司（以下簡稱公司）處理股務事務得委外辦理；其受委託辦理者，以綜合證券商及依法得受託辦理股務業務之銀行及信託業為限。

為協助公司順利召開股東會，符合下列條件之股份有限公司，亦得受託辦理股東會相關事務：

一、實收資本額新臺幣二億元以上。

二、依本法規定經營證券商業務之股東，持有該公司股份合計超過其已發行股份總數百分之五十，且各證券商持有該公司股份未超過其已發行股份總數百分之十。

三、董事會至少有三分之一之席次，由獨立董事擔任。

四、人員及內部控制制度符合第四條及第六條規定之條件。

公司或受公司委託辦理股務之機構（以下簡稱代辦股務機構），辦理股務事務時，應注意維護股東之權益及證券交易之安全。

股票已在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣之公司自辦股務事務者，其人員、設備及內部控制制度應符合本準則相關規定。

前項公司之股務事務於委託代辦股務機構辦理期間，除自行辦理員工、董事、監察人或持有公司股份超過股份總額百分之十之股東，其現金股利及增資股票之通知及發放作業外，公司不得將股務事務部分收回自辦。公司辦理上開作業時，其辦理人員及設備得不適用第四條及第五條規定。

初次申請股票在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣者，公司應於股票上市或在證券商營業處所買賣前，將辦理公司股務之單位名稱、辦公處所等向證券交易所、證券櫃檯買賣中心申報並公告，且副知證券集中保管事業。

股票已在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣者，公司辦理股務之單位變更營業處所時，應於決定後三日內向證券交易所、證券櫃檯買賣中心申報並公告，且副知本會及證券集中保管事業；受託辦理股票已在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣公司之股務者，與公司簽訂或終止委託辦理股務事務或變更營業處所時，亦同。

未於證券交易所上市或未在證券商營業處所買賣之公司，股票由證券集中保管事業保管，或未印製股票而由證券集中保管事業登錄者，公司應於股票交付保管或登錄前，將辦理公司股務之單位名稱、辦公處所等通知證券集中保管事業；公司更換代辦股務機構或辦理股務之單位變更營業處所時，應於決定後三日內通知證券集中保管事業。

本會或本會指定之機構，得對辦理股務之機構有關股務業務及其內部控制作業進行查核。

對於股務業務之處理如有法令上爭議或發生其他疑義時，得由前項指定之機構邀集相關單位研議處理意見函報本會。

前條第二項之公司應檢具符合條件之相關證明文件送交本會指定之機構審核後，轉報本會備查，始得受託辦理股東會相關事務。

本會或本會指定之機構得隨時檢查前項公司之資格條件，公司不得拒絕，拒絕檢查者，視同資格不符，且於三年內不得受託辦理股東會相關事務；經檢查有資格條件不符情事時，經本會或本會指定之機構限期補正，屆期仍未補正者，於未補正前不得受託辦理股東會相關事務。

第一項公司之實收資本額、證券商股東、獨立董事、正副主管人員異動及內部控制制度修正時，應於異動或修正後五日內向本會指定之機構申報。

未依前項規定辦理，或經本會或本會指定之機構限期補正，屆期仍未補正者，於未補正前不得受託辦理股東會相關事務。

股票已在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣之公司，股務事務由委外辦理變更為自行辦理者，應經股東會決議通過，向本會指定之機構申請核准。

前項公司申請股務自辦經核准者，應於本會指定之機構核准函送達公司之日起算三日內向證券交易所或證券櫃檯買賣中心申報並公告，且副知本會。

股票已在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣之公司自行終止、經代辦股務機構終止辦理股務事務，或經主管機關命令應委由其他代辦股務機構辦理股務事務，而更換代辦股務機構者，均應經董事會決議通過，與新代辦股務機構簽訂契約後向本會指定之機構申報備查。

前項公司更換代辦股務機構者，應於本會指定之機構備查函送達公司之日起算三日內向證券交易所、證券櫃檯買賣中心申報並公告，且副知本會。

股票已在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣之公司自辦股務者，繼續一年以上，持有已發行股份總數百分之三以上股份之股東或財團法人證券投資人及期貨交易人保護中心，對公司辦理股東會事務有損害股東權益之虞時，得於停止過戶期間開始日十日前，向本會指定之機構申請由代辦股務機構辦理當次股東會事務。

前項公司應於本會指定之機構核准函送達公司後，依本會指定之機構所定期限內委託代辦股務機構辦理當次股東會事務，並檢附契約向本會指定之機構申報備查。

公司未依前項規定辦理者，由本會指定之機構指定代辦股務機構辦理當次股東會事務。證券集中保管事業應於停止過戶期間開始日起算三日內將股票所有人名冊送交指定之代辦股務機構。

前項受指定之代辦股務機構辦理股東會事務所生之費用，應由公司負擔。

公司應於第二項備查函或第三項指定函送達公司之日起算三日內向證券交易所、證券櫃檯買賣中心申報並公告，且副知本會。

股票已在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣之公司自辦股務者與代辦股務機構辦理股務事務時，應配置足夠人員，給予適當之訓練及管理，並具備下列條件：

一、代辦股務機構之主管至少一人須有五年以上之股務作業實務經驗；其辦理股務之業務人員中應有三分之一以上具備下列資格之一，且不得少於五人。但辦理股務之業務人員符合資格已達二十人者，不受前揭比例之限制：

（一）股務作業實務經驗三年以上。

（二）證券商高級業務員或業務員。

（三）本會指定機構舉辦之股務作業測驗合格。

二、公司自辦股務者，其主管至少一人須有五年以上之股務作業實務經驗，辦理股務之業務人員至少應有五人符合前款各目所定資格之一。

代辦股務機構符合前項最低人數標準之人員，應為專任；公司自辦股務符合前項資格之人員，至少三人應為專任，其餘得為兼任。

辦理股務之業務人員，應依本會指定機構所定時數，參加該機構舉辦之股務相關教育訓練課程。

公司自辦或受託辦理股票已在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣公司之股務者，應於其主管及業務人員執行職務前，向本會指定機構申報該等人員之基本資料，有異動者，應於異動後次月十五日前，將異動情形彙總申報。

股票已在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣之公司自辦股務者與代辦股務之機構，其辦理股務業務之設備，應符合下列規定：

一、應配置必要之電腦設備及印鑑比對系統。

二、應具備防火、防水、防盜功能之金庫，並訂定「金庫管理辦法」確實執行。

股票未在證券交易所上市或證券商營業處所買賣之公司自辦股務者應設置安全之庫房，並訂定「庫房管理辦法」確實執行，且配置足夠之硬體設備。

股票已在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣之公司全面發行無實體股票者，其自辦股務業務之設備，適用前項規定。

公司自辦股務事務者或代辦股務機構應依本會指定機構訂定之股務單位內部控制制度標準規範之規定，訂定內部控制制度，並應由專責人員定期或不定期實施內部稽核，作成書面紀錄，備供查核。

公司或代辦股務機構應依法令及內部控制制度之規定辦理股務事務。

公司或代辦股務機構違反前二項規定，經本會命令糾正或處罰者，不得再自行或為該違規情事所涉公司辦理股務事務。

第一項本會指定機構訂定之股務單位內部控制制度標準規範，應報經本會核定，修正時亦同。

公司或代辦股務機構其電腦軟體設計應具備自動勾稽功能，除定期作系統檢查、檔案備份外，並須保存系統流程圖，檔案結構說明及系統操作說明，檔案備份並應異地保管。

公司或代辦股務機構對於股東未領回之股票及公司備用空白股票應訂定管理辦法及盤點計畫備供查核。

公司自辦或受託辦理股票在證券交易所上市或在證券商營業處所買賣公司之股務者，應將前項管理辦法及盤點計畫向本會指定之機構申報備查；修訂時亦同。

公司或代辦股務機構對於證券集中保管事業送達辦理分割或股東申請辦理過戶、合併、分割換發等事由所產生之暫時留存股票，應逐日編製明細表作成紀錄，並指定專人保管。

代辦股務之機構辦理股務作業，除金融機構兼營者依銀行法規定外，應於銀行設立專戶辦理其保管款項之收付，該帳戶款項不得流用。

股東向公司辦理股票事務或行使其他有關權利，凡以書面為之者，應簽名或加蓋留存印鑑。

前項以簽名方式辦理者，如公司或代辦股務之機構無法辨識是否為股東親自簽名，得要求股東親赴公司當場簽名，並提示國民身分證、居留證、護照、經當地國我駐外單位驗證或由當地法院或政府機構出具證明或經當地國法定公證機關驗證之身分證明文件或其他身分證明文件。

公司處理股務作業所使用之書表文件，應於處理程序終了後，依下列規定年限保存之：

一、股東名簿、股票掛失登記表、股東印鑑卡、增資股票發放領據及股東會議事錄，應永久保存。

二、現金股利發放領據，至少保存五年。

三、其他股務作業所使用之書表文件，至少保存三年。但身分證影本，換發作廢股票及證券集中保管事業所送集保戶股票所有人名冊，得僅保存一年。

四、股東會出席股東之簽名簿及代理出席之委託書，其保存期限至少為一年。但經股東依公司法第一百八十九條提起訴訟者，應保存至訴訟終結為止。