各機關辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。

已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應依檔案中央主管機關 規定之格式製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有 延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。

前項檔案銷毀目錄，應記載下列事項：

一、年度號、分類號及案次號。

二、卷數 三、案名。

四、檔案產生者。

五、案卷內文件起迄日期。

六、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。

七、案情摘要。

八、其他經檔案中央主管機關指定事項。

機關檔案非以案卷層級著錄，而已依案件編目完成者，其檔案銷毀目錄， 應記載下列事項：

一、檔號。

二、案名。

三、案由。

四、來 (受) 文者。

五、收文字號、發 (來) 文字號。

六、文件產生日期。

七、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。

八、其他經檔案中央主管機關指定事項。