機關辦理決標時應製作紀錄，記載下列事項，由辦理決標人員會同簽認； 有監辦決標人員或有得標廠商代表參加者，亦應會同簽認：

一、有案號者，其案號。

二、決標標的之名稱及數量摘要。

三、審標結果。

四、得標廠商名稱。

五、決標金額。

六、決標日期。

七、有減價、比減價格、協商或綜合評選者，其過程。

八、超底價決標者，超底價之金額、比率及必須決標之緊急情事。

九、所依據之決標原則。

十、有尚未解決之異議或申訴事件者，其處理情形。

廢標時應製作紀錄，其記載事項，準用前項規定，並應記載廢標原因。