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中央研究院總辦事處辦事細則  事務處理 ( 36 年 06 月 15 日)
第12條
標明交本院或本處之來文,由傳達室在封面編號登簿,送交秘書組,經秘 書主任拆封並簽擬處理辦法後,轉交主管收發人員摘由編號登簿,應呈閱 呈核者,則呈總幹事辦公室及院長辦公室,應由主管組室簽註者,則轉送 簽註後,逕行呈送奉批定辦法後,發回秘書組辦稿;至例行之文件則由收 發人員逕送主管組室處理。

第13條
來文中之密件,由秘書主任親自編號登簿逕呈總幹事或院長批辦。

第14條
對外行文均用本院名義,對各研究所及籌備處行文則用本處名義;其例行 事項則按其性質分別由秘書總務兩組以本組名義逕函各所處。

第15條
文稿之核定判行依左列之規定:

一、重要文稿由院長或總幹事核判。

二、次要文稿由總幹事核判。

三、例行及無重要性之文稿由主管組室主任及秘書主任共同核定簽署後即 可繕發。

四、各組室主管事務之例行文稿經核定得由組室逕行處理者,由組室主任 核定簽署後即可繕發。

第16條
以本院及本處名義發出文件,必須經秘書組主管收發人員錄由編號後再蓋 用印章加封發出。

第17條
經辦文件如有錯誤其責任規定如左:

一、摘由不確、地址錯誤、附件短缺或錯封,均由主管收發人員負責。

二、各處所函送之單據表件報告等應以本院名義送出者,均交主管組室承 辦人員負責審核,內容如有訛誤而未被發現應由承辦人員負責。

三、主管組室辦妥之表冊等件應由秘書組辦文送出者,內容如有錯誤由原 辦組室主管人員負責。

四、繕寫錯誤經發出後發現者,由校對人員負責。

五、引用人名地名物名數字年月日及文號等之錯誤,由擬稿人員負責。

六、辦稿時不查前卷致先後矛盾或重複脫漏者,由擬稿人員負責。

七、文理、文法、公文程式及引用法規例案之錯誤,由核稿之秘書負責, 如秘書主任曾經核簽者,亦應負連帶責任。

八、文件如有積壓由積壓者負責,所屬組室之主管人員亦應負失察之責。

九、尚未辦竣文件如即行歸檔致延誤處理,應由主管收發人員負責。

十、未經有權核判人員判行之文件而蓋用印章發出者,由監印人員負責, 但遇有急件由秘書主任在文稿上註明「先發後補送判行」字樣並簽字 負責者,不在此限。

第18條
所有原始憑證由出納員隨時送請總務主任核實並經會計主任核簽後方得執 行出納,原始憑證有應交會計室者,由總務主任於核閱後逕行轉交。

第19條
本院支用經費存款或基金存款時,應由出納員開具支票送請總務主任及會 計主任簽署蓋章再呈請院長簽發。

第20條
本院依公庫法第五條之規定預向國庫具領之款,由出納員填就請款書經總 務主任及會計主任簽署蓋章後呈請院長總幹事核辦。

第21條
依會計法第七十三條之規定,由總務主任負責隨時校對會計室之各種會計 記載與各種會計報告。

第22條
本院每年度之經費概算於奉命編製時,總務組應立即開列全院概算有關事 項呈請院長及總幹事核定後,由組分函各所處提供概算資料彙齊時呈奉院 長及總幹事核准後交由會計室編製之。

第23條
關於本院各種統計之資料,由總務組隨時彙齊集交由統計室辦理之。

第24條
公用物品之購置,須由總務組事務員根據請求購置單經總務主任核准物品 購到後由負責保管人員檢點清楚在發票上簽名蓋章,方得儲藏或分發。

第25條
公用物品之分發須根據領物憑單辦理。

第26條
總務組主管庶務人員對於存儲物品應每月清點一次,對於本院財產應每半 年清查一次,查點後以書面報告總務主任存院備查,遇有遺失損壞等情事 即依審計法第四十八條辦理。

第27條
全院財產保險由總務主任每年辦理一次。